Bokföring är en nödvändig del av företagandet, men sättet som bokföringen hanteras på har förändrats kraftigt. Pärmar fyllda med kvitton, manuell registrering och administration som kräver många repetitiva moment kan i många verksamheter ersättas av digitala system och smartare arbetsflöden. För företagaren kan det innebära mindre administration, bättre ekonomisk överblick och mer tid till själva verksamheten.
En digital bokföringsbyrå kombinerar kunskap inom ekonomi och redovisning med digital teknik. Syftet är inte att digitalisera bara för digitaliseringens skull. Tekniken ska i stället användas där den kan förenkla arbetet, minska onödiga manuella moment och skapa effektiva processer för bland annat bokföring, fakturahantering, löner och ekonomisk uppföljning.
Det är också viktigt att skilja mellan digital bokföring och automatiserad bokföring. Digitalisering innebär i grunden att information, dokument och processer hanteras digitalt. Automatisering innebär att vissa återkommande arbetsmoment kan genomföras med mindre manuell hantering. En modern bokföringsbyrå kan kombinera båda delarna med den mänskliga kompetens som fortfarande behövs för kontroll, bedömningar, rådgivning och kvalitetssäkring.
För företag som funderar på att förändra sin ekonomiadministration finns det därför flera potentiella fördelar. Här går vi igenom 10 fördelar med att anlita en digital bokföringsbyrå och vad du bör tänka på när du väljer en ekonomipartner.
Vad är en digital bokföringsbyrå?
En digital bokföringsbyrå är en bokförings- eller redovisningsbyrå som använder digitala system och arbetsprocesser för att hantera kundernas ekonomiadministration. Exakt hur digitalt arbetssättet är varierar mellan olika byråer.
Det kan exempelvis handla om att kvitton hanteras digitalt, leverantörsfakturor registreras elektroniskt, banktransaktioner kopplas till ekonomisystemet och ekonomiska rapporter finns tillgängliga digitalt. Även lönehantering, deklarationer, bokslut och årsredovisning kan i olika delar hanteras genom digitala arbetsflöden.
Den stora skillnaden mot äldre arbetssätt är alltså inte själva syftet med bokföringen. Företagets affärshändelser måste fortfarande bokföras och redovisningen måste fortfarande följa de regler som gäller. Skillnaden ligger framför allt i hur informationen samlas in, behandlas, kontrolleras och görs tillgänglig.
En bra digital bokföringsbyrå använder därför tekniken som ett verktyg snarare än som en ersättning för ekonomisk kompetens.
1. En digital bokföringsbyrå kan minska det manuella arbetet
En av de tydligaste fördelarna med digital bokföring är möjligheten att minska mängden manuellt arbete.
Traditionell ekonomiadministration kan innehålla många återkommande arbetsmoment. Uppgifter behöver flyttas mellan olika dokument och system, underlag måste sorteras och information kan behöva registreras manuellt. Varje enskilt moment kanske inte tar särskilt lång tid, men sammantaget kan administrationen bli omfattande.
En digital bokföringsbyrå kan analysera företagets befintliga rutiner och identifiera vilka processer som kan göras enklare. Det kan exempelvis handla om hur fakturor tas emot, hur kvitton hanteras, hur ekonomiska underlag överförs eller hur information mellan olika system behandlas.
När rätt system kan kommunicera med varandra minskar behovet av att registrera samma information flera gånger.
Det betyder däremot inte att allt bör automatiseras. Vissa ekonomiska händelser kräver bedömningar och kontroller. Den stora vinsten ligger i att låta tekniken hantera lämpliga rutinmoment så att människor kan lägga mer tid på kontroll, analys och rådgivning.
2. Du kan frigöra mer tid till företagets kärnverksamhet
Tid är en begränsad resurs för de flesta företagare. Varje timme som läggs på administration är en timme som inte kan användas till kunder, försäljning, produktutveckling, personal eller andra delar av verksamheten.
Därför kan en digital bokföringsbyrå vara särskilt värdefull för små och medelstora företag där företagaren själv har många olika roller.
Genom att överlåta delar av ekonomiadministrationen till en extern byrå kan arbetsbördan minska. Om byrån dessutom använder effektiva digitala processer kan även den administration som fortfarande kräver företagets medverkan förenklas.
Målet bör vara att skapa ett arbetsflöde där företagaren behöver göra rätt saker vid rätt tillfälle, men slipper onödiga mellansteg.
Det kan exempelvis vara betydligt enklare att hantera ett underlag digitalt när det uppstår än att spara det för senare manuell behandling.
Digital bokföring handlar därför lika mycket om arbetsorganisation som om teknik. Det är kombinationen av bra rutiner, rätt system och ekonomisk kompetens som kan skapa den verkliga tidsbesparingen.
3. Digital bokföring kan minska risken för manuella fel
Manuellt arbete innebär alltid en viss risk för mänskliga misstag. En siffra kan skrivas fel, information kan registreras dubbelt eller ett underlag kan hamna på fel plats.
Digitalisering kan minska vissa av dessa risker genom att information överförs mellan system i stället för att matas in manuellt flera gånger.
Det betyder inte att ett digitalt system automatiskt gör allting rätt. Även digitala flöden behöver sättas upp korrekt, övervakas och kontrolleras. Automatisering utan tillräcklig kontroll kan annars innebära att samma fel upprepas flera gånger.
Därför är kombinationen av teknik och mänsklig kvalitetssäkring viktig.
En digital bokföringsbyrå kan hjälpa till att bygga processer där tekniken tar hand om repetitiva moment samtidigt som relevanta uppgifter granskas och avvikelser uppmärksammas.
På så sätt kan digitaliseringen bidra till både effektivitet och noggrannhet.
4. Du kan få bättre överblick över företagets ekonomi
Bokföring ska inte bara handla om att dokumentera det som redan har hänt. Informationen kan också vara ett viktigt underlag för att förstå hur verksamheten utvecklas.
När ekonomin hanteras löpande genom digitala system kan det bli enklare att få en aktuell bild av exempelvis intäkter, kostnader, resultat, kundfordringar och andra relevanta ekonomiska uppgifter.
Hur aktuell informationen är beror naturligtvis på företagets rutiner, vilka system som används och hur ofta bokföringen uppdateras. Begreppet digital bokföring ska därför inte automatiskt likställas med att samtliga ekonomiska uppgifter alltid visas i realtid.
Med väl fungerande rutiner kan tiden mellan en affärshändelse och dess behandling däremot minska.
Det skapar bättre förutsättningar för ekonomisk uppföljning.
För företagaren kan det innebära att bokföringen utvecklas från ett administrativt krav till ett mer användbart beslutsunderlag. När ekonomiska förändringar blir synliga tidigare blir det också lättare att diskutera dem med sin ekonomiska rådgivare.
5. Ekonomiska beslut kan baseras på bättre underlag
Bra företagsbeslut kräver bra information.
Om ekonomin sammanställs långt efter att affärshändelserna har inträffat kan företagaren behöva fatta beslut utifrån en bild som inte längre är aktuell. Digitala arbetsprocesser kan bidra till att minska denna eftersläpning.
Det kan vara värdefullt när företaget exempelvis överväger att anställa, göra en investering, förändra kostnadsstrukturen eller planera för framtida tillväxt.
Här blir rådgivningen en viktig del av tjänsten.
Ett ekonomisystem kan presentera siffror, men siffrorna behöver fortfarande sättas i sitt sammanhang. Varför har en kostnad ökat? Hur utvecklas företagets marginaler? Finns det återkommande säsongsvariationer? Hur påverkar en planerad investering företagets ekonomi?
En digital bokföringsbyrå som även erbjuder rådgivning kan hjälpa företagaren att gå från ekonomisk information till ekonomisk förståelse.
Tekniken kan alltså göra informationen mer tillgänglig, medan den mänskliga kompetensen hjälper till att tolka den.
6. Kvitton, fakturor och andra underlag blir enklare att hantera
Pappersbaserad administration kan snabbt bli svåröverskådlig. Ett kvitto hamnar i bilen, en faktura ligger i ett mejl och ytterligare dokument finns i en pärm på kontoret.
När underlagen finns på olika platser ökar också behovet av administration.
Ett genomtänkt digitalt arbetssätt kan skapa en tydligare struktur för hur företagets ekonomiska dokument ska hanteras.
Målet är att informationen ska komma in i rätt flöde så tidigt som möjligt. Hur det går till beror på vilka system och rutiner företaget använder. Det viktiga är att processen utformas efter verksamheten i stället för att verksamheten tvingas anpassa sig till en onödigt komplicerad process.
En digital bokföringsbyrå kan därför hjälpa till både med själva bokföringen och med rutinerna runt omkring den.
Det är ofta här en stor del av effektiviseringspotentialen finns.
Att digitalisera en dålig process gör den inte automatiskt bra. Först behöver man förstå varför processen ser ut som den gör och därefter avgöra vilka moment som kan förenklas, automatiseras eller tas bort.
7. Digital bokföring kan göra samarbetet mer flexibelt
Digitala arbetssätt gör att bokföringen inte behöver vara lika beroende av fysiska dokument och möten.
Företag och bokföringsbyrå kan arbeta i gemensamma digitala miljöer och komma åt relevant information utifrån de behörigheter som har satts upp. Kommunikation kan samtidigt ske genom exempelvis telefon, digitala möten och andra överenskomna kontaktvägar.
För många företag innebär detta större flexibilitet.
Det betyder inte att personlig kontakt behöver försvinna. Tvärtom kan en bra digital bokföringsbyrå använda tekniken för att frigöra tid till just den kontakt där mänsklig kompetens skapar mest värde.
Det är därför missvisande att se digital och personlig service som motsatser.
En modern ekonomipartner kan erbjuda båda.
För ett företag i Enköping kan det exempelvis finnas ett värde i att välja en lokal bokföringsbyrå som samtidigt arbetar digitalt. Då kombineras möjligheten till lokal och personlig kontakt med effektiva digitala arbetsprocesser.
8. Digitala system kan göra det enklare att växa
Ett ekonomiskt arbetssätt som fungerar bra när ett företag har få affärshändelser behöver inte fungera lika bra när verksamheten växer.
Fler kunder kan innebära fler fakturor. Fler medarbetare kan innebära mer löneadministration. Ökad försäljning kan skapa större behov av ekonomisk uppföljning och struktur.
Om processerna till stor del bygger på manuellt arbete kan administrationen växa i takt med verksamheten.
Digitalisering och automatisering kan göra vissa processer mer skalbara.
Det innebär inte att arbetsmängden aldrig ökar när verksamheten växer. Däremot kan företaget undvika att varje ökning av verksamheten leder till en motsvarande ökning av manuella administrativa moment.
En digital bokföringsbyrå kan också hjälpa till att förändra processerna i takt med att företaget utvecklas.
Det som är rätt lösning för ett nystartat företag behöver inte vara rätt några år senare. Därför bör ekonomisystem och arbetsflöden ses som något som kan utvecklas tillsammans med verksamheten.
9. Bokföring, löner, deklarationer och bokslut kan samordnas
Företagets ekonomi består av flera delar som påverkar varandra. Löpande bokföring är en del, men många verksamheter behöver även hjälp med exempelvis löner, deklarationer, bokslut och årsredovisning.
När information hanteras genom sammanhängande processer kan det bli enklare att skapa struktur mellan dessa områden.
Det finns exempelvis en naturlig koppling mellan den löpande bokföringen och arbetet inför bokslutet. På samma sätt påverkar lönehanteringen företagets redovisning.
En digital bokföringsbyrå som arbetar med flera delar av ekonomin kan därför bidra till att minska fragmenteringen.
För företagaren kan det innebära färre separata arbetsflöden och en tydligare bild av vem som ansvarar för olika delar.
Det kan också underlätta rådgivningen. När ekonomipartnern har förståelse för företagets löpande ekonomi finns bättre förutsättningar att sätta enskilda frågor i ett större sammanhang.
Floke hjälper företag med bland annat bokföring, löner, deklarationer, bokslut och årsredovisning samt ekonomisk rådgivning. Genom att kombinera redovisningskompetens med digital teknik kan manuella processer ersättas eller effektiviseras där det är lämpligt.
10. Du får tillgång till både digital teknik och mänsklig kompetens
Den kanske viktigaste fördelen med en digital bokföringsbyrå är egentligen inte tekniken i sig.
Det är kombinationen av teknik och kompetens.
Ett digitalt system kan automatisera vissa moment, organisera information och effektivisera administrativa flöden. Men företagsekonomi innehåller också frågor där erfarenhet, förståelse och professionella bedömningar behövs.
Det kan handla om allt från hur en ekonomisk händelse ska hanteras till hur företagaren bör tolka verksamhetens ekonomiska utveckling.
Därför bör valet av digital bokföringsbyrå inte enbart baseras på vilka program byrån använder.
Titta även på hur byrån arbetar med rådgivning, kvalitetssäkring, kommunikation och förståelse för kundens verksamhet.
Den bästa digitaliseringen är inte nödvändigtvis den där människan försvinner ur processen. Det är den där tekniken tar hand om sådant som tekniken gör effektivt, samtidigt som människor kan lägga mer tid på de uppgifter där deras kunskap skapar störst värde.
Vad kan en digital bokföringsbyrå hjälpa till med?
Exakt vilka tjänster som erbjuds varierar mellan olika byråer. En digital bokföringsbyrå kan exempelvis hjälpa till med löpande bokföring och redovisning, men tjänsten kan även omfatta andra delar av företagets ekonomiadministration.
För företag med anställda kan lönehantering vara en viktig del. Företag kan också behöva hjälp med deklarationer och de ekonomiska momenten som uppstår i samband med räkenskapsårets slut, såsom bokslut och, beroende på företagsform och förutsättningar, årsredovisning.
En annan viktig tjänst är ekonomisk rådgivning.
När redovisningsbyrån har tillgång till strukturerad och löpande ekonomisk information kan den användas som grund för diskussioner om företagets utveckling.
På så sätt blir den digitala bokföringsbyrån mer än en extern administrativ funktion. Den kan även fungera som en ekonomisk partner för företagaren.
Är digital bokföring samma sak som automatiserad bokföring?
Nej. Begreppen överlappar, men betyder inte samma sak.
Digital bokföring innebär att information och processer hanteras med digital teknik. Automatiserad bokföring innebär att vissa arbetsmoment kan utföras automatiskt eller med mindre manuell hantering.
Ett företag kan alltså ha digital bokföring utan att alla processer är automatiserade.
Det är dessutom sällan ett mål att automatisera precis allt.
I stället bör automatisering användas där den skapar ett tydligt värde och där processen lämpar sig för det. Kontroller, bedömningar och hantering av avvikelser är fortfarande viktiga delar av en väl fungerande redovisningsprocess.
För företagaren är det därför bättre att fråga hur byrån använder automatisering än att enbart fråga om den arbetar digitalt.
Passar en digital bokföringsbyrå alla företag?
Digitala arbetssätt kan vara användbara för många olika typer av företag, men lösningen bör alltid anpassas efter verksamheten.
En mindre konsultverksamhet kan exempelvis ha helt andra ekonomiska flöden än ett företag med många anställda, stora mängder leverantörsfakturor eller omfattande försäljning.
Det viktiga är därför inte att använda flest möjliga digitala verktyg.
Det viktiga är att välja en lösning som passar företagets faktiska behov.
En bra digital bokföringsbyrå bör därför börja med att förstå verksamheten. Vilka processer fungerar bra redan i dag? Var uppstår onödigt manuellt arbete? Vilka system används? Vilken information behöver företagsledningen? Vilka delar bör automatiseras och vilka kräver fortsatt mänsklig hantering?
Först därefter går det att skapa ett effektivt digitalt upplägg.
Vad kostar en digital bokföringsbyrå?
Det finns inget enda svar på vad det kostar att anlita en digital bokföringsbyrå eftersom arbetsinsatsen kan skilja sig betydligt mellan olika företag.
En viktig faktor är mängden ekonomiska händelser och underlag som behöver hanteras. Ett företag med ett begränsat antal transaktioner har normalt andra behov än en verksamhet med omfattande fakturering, många inköp och flera olika betalningsflöden.
Företagets struktur påverkar också omfattningen. Antalet anställda och mängden löneadministration kan spela roll, liksom företagsform, verksamhetens komplexitet och vilka tjänster som ska ingå.
Det befintliga digitaliseringsläget är ytterligare en faktor. Ett företag som redan har väl fungerande digitala processer kan kräva ett annat upplägg än ett företag där stora delar av administrationen fortfarande sker manuellt.
Även behovet av rådgivning, rapportering, bokslutsarbete, deklarationer och årsredovisning kan påverka omfattningen av uppdraget.
Det är därför mer relevant att bedöma vad företaget faktiskt behöver hjälp med än att enbart jämföra en generell kostnad för bokföring.
En väl utformad digital lösning bör dessutom bedömas utifrån vilket värde den skapar. Om manuellt arbete kan minska, administrationen förenklas och företagsledningen får bättre ekonomiska beslutsunderlag kan nyttan vara betydligt bredare än själva bokföringstjänsten.
Vad ska man tänka på när man väljer digital bokföringsbyrå?
Börja med att fundera över vilka problem du vill lösa.
Om administrationen tar för mycket tid bör du fråga hur byrån kan effektivisera dina befintliga processer. Om du har svårt att få överblick över ekonomin bör du undersöka hur rapportering och uppföljning fungerar. Om företaget växer bör du fråga hur lösningen kan utvecklas tillsammans med verksamheten.
Det är också viktigt att undersöka hur den personliga kontakten fungerar.
Digital teknik kan effektivisera administrationen, men när du behöver rådgivning vill du kunna kommunicera med någon som förstår både ekonomi och ditt företag.
Fråga därför inte bara vilket bokföringsprogram som används. Fråga hur samarbetet faktiskt kommer att fungera.
En annan viktig fråga är ansvarsfördelningen. Du bör förstå vad byrån sköter, vad du själv behöver göra, hur ofta olika arbetsmoment genomförs och hur underlag ska lämnas.
Ju tydligare processen är från början, desto bättre förutsättningar finns för ett effektivt samarbete.
Digital bokföringsbyrå i Enköping – kombinera lokal kontakt med digitala arbetssätt
Att bokföringen är digital betyder inte att redovisningsbyrån behöver kännas långt borta.
För företag i Enköping och närområdet kan en lokal digital bokföringsbyrå ge en kombination av två fördelar: moderna digitala processer och närheten till en ekonomipartner som går att ha en personlig relation med.
Floke är en ekonomi- och redovisningsbyrå i Enköping som hjälper företag med ekonomiska tjänster och rådgivning. En viktig del av arbetet är att se hur manuella processer kan ersättas med digital teknik för att skapa effektivare och noggrannare redovisningssystem.
Det kan handla om att förbättra hur ekonomiska underlag hanteras, minska repetitiv administration och skapa bättre arbetsflöden kring företagets ekonomi.
Samtidigt är digitaliseringen bara en del av helheten. Företag kan även få hjälp med bland annat bokföring, löner, deklarationer, bokslut och årsredovisning.
Målet med en modern digital bokföringsbyrå bör vara enkelt: ekonomiadministrationen ska fungera så smidigt som möjligt samtidigt som företagaren får den kontroll, kvalitet och rådgivning som verksamheten behöver.
När är det dags att byta till en digital bokföringsbyrå?
Det finns flera situationer där det kan vara lämpligt att se över företagets nuvarande ekonomihantering.
Ett tydligt tecken är att administrationen börjar ta oproportionerligt mycket tid. Om företagaren regelbundet behöver leta efter underlag, registrera samma information på flera ställen eller lägga mycket tid på manuella rutiner kan det finnas en effektiviseringspotential.
Ett annat tecken är att det är svårt att få en tydlig bild av företagets aktuella ekonomi.
Bokföringen ska naturligtvis uppfylla de krav som gäller, men ekonomisk information kan också vara värdefull för företagets styrning. Om informationen kommer för sent för att vara användbar i beslutsfattandet kan det finnas anledning att förändra processerna.
Företagets tillväxt kan också vara en anledning.
Rutiner som fungerade när verksamheten var mindre kan bli ineffektiva när antalet kunder, fakturor, leverantörer eller anställda ökar. Att digitalisera ekonomihanteringen innan administrationen blivit ett stort problem kan därför vara klokt.
Därför kan en digital bokföringsbyrå vara en långsiktig investering
Att anlita en digital bokföringsbyrå handlar i grunden om mer än att flytta bokföringen från papper till en skärm.
Den verkliga potentialen finns i att förändra hur företagets ekonomiska information rör sig genom organisationen.
När onödiga manuella moment minskar kan tid frigöras. När information registreras och struktureras på ett bättre sätt kan risken för vissa manuella fel minska. När ekonomin uppdateras löpande kan företagaren få bättre underlag för sina beslut. Och när teknik kombineras med personlig rådgivning kan bokföringen bli en mer aktiv del av företagets utveckling.
För många verksamheter är därför den viktigaste frågan inte om bokföringen ska digitaliseras, utan hur digitaliseringen ska genomföras för att skapa verklig nytta.
Det är där en erfaren digital bokföringsbyrå kan göra skillnad.
Genom att först förstå verksamheten och därefter välja rätt processer och digitala lösningar går det att skapa ett ekonomiarbete som är anpassat efter företaget i stället för tvärtom.
Vanliga frågor och svar om en digital bokföringsbyrå
1. Vad är en digital bokföringsbyrå?
En digital bokföringsbyrå är en bokförings- eller redovisningsbyrå som använder digitala system och arbetsflöden för att hantera företagets ekonomiadministration. Det kan bland annat omfatta digital hantering av underlag, bokföring, fakturor, löner, rapportering, deklarationer, bokslut och årsredovisning. Exakt vilka delar som ingår varierar mellan olika byråer och uppdrag.
2. Vilka är de största fördelarna med en digital bokföringsbyrå?
Några av de största fördelarna är mindre manuellt administrativt arbete, effektivare ekonomiska processer, bättre tillgång till ekonomisk information och möjligheten att minska risken för vissa manuella fel. Digitala arbetssätt kan också göra ekonomihanteringen mer skalbar när företaget växer. Den största nyttan uppstår ofta när digital teknik kombineras med personlig rådgivning och professionell kvalitetssäkring.
3. Vad påverkar kostnaden för en digital bokföringsbyrå?
Kostnaden påverkas bland annat av företagets storlek, mängden transaktioner och underlag, antalet anställda, behovet av lönehantering, verksamhetens komplexitet och vilka ekonomitjänster som ska ingå. Behov av deklarationer, bokslut, årsredovisning, rapportering och rådgivning kan också påverka arbetsinsatsen. Företagets befintliga system och hur mycket manuellt arbete som behöver digitaliseras kan dessutom ha betydelse.
4. Kan en digital bokföringsbyrå hjälpa till med mer än bokföring?
Ja. Beroende på byråns tjänsteutbud kan du få hjälp med betydligt mer än den löpande bokföringen. Floke erbjuder bland annat rådgivning samt hjälp med bokföring, löner, deklarationer, bokslut och årsredovisning. En digital bokföringsbyrå kan dessutom hjälpa företag att identifiera manuella ekonomiprocesser som kan effektiviseras med digital teknik.
5. Är en digital bokföringsbyrå rätt för ett mindre företag?
En digital bokföringsbyrå kan passa både mindre och större företag. För ett mindre företag kan fördelen vara särskilt tydlig eftersom företagaren ofta själv behöver hantera många olika arbetsuppgifter. Genom att effektivisera ekonomiadministrationen och överlåta lämpliga delar till en bokföringsbyrå kan mer tid frigöras till kunder och kärnverksamhet. Vilken lösning som passar bäst bör dock alltid utgå från företagets storlek, verksamhet, arbetssätt och behov.
