Att driva företag innebär betydligt mer än att sälja produkter eller tjänster och utveckla verksamheten. Bakom varje affär finns också en ekonomisk administration som måste fungera. Inbetalningar, leverantörsfakturor, kvitton, moms, löner, skatter och andra ekonomiska händelser behöver hanteras på ett strukturerat sätt. När verksamheten växer kan även den ekonomiska administrationen bli mer omfattande.
För många företagare kommer därför förr eller senare frågan: När behöver vi egentligen hjälp med bokföring?
Det korta svaret är att ett företag kan behöva hjälp med bokföringen när den ekonomiska administrationen tar för mycket tid, när kunskapen internt inte räcker till, när mängden transaktioner ökar eller när företaget vill få bättre struktur och kontroll över sin ekonomi. Extern hjälp kan också bli aktuell när verksamheten växer, börjar anställa, får mer komplicerade affärer eller behöver modernisera manuella administrativa processer.
Att ta hjälp med bokföringen behöver alltså inte innebära att någonting har blivit fel. Tvärtom kan det vara ett sätt att skapa bättre rutiner innan administrationen blir ett problem.
Floke är en ekonomi- och redovisningsbyrå i Enköping som hjälper företag med bland annat bokföring, löner, deklarationer, bokslut, årsredovisning och ekonomisk rådgivning. Vi hjälper även företag att ersätta onödigt manuella processer med digital teknik för att skapa ett effektivare och mer noggrant redovisningssystem.
Vad innebär det att få hjälp med bokföring?
Att få hjälp med bokföring kan innebära olika saker beroende på företagets storlek, arbetssätt och behov. Ett mindre företag kanske framför allt behöver någon som sköter den löpande bokföringen, medan ett växande företag kan behöva en bredare lösning där redovisning, lönehantering, deklarationer, bokslut och ekonomisk rådgivning hänger samman.
Bokföringen är företagets systematiska dokumentation av de ekonomiska händelser som sker i verksamheten. När företaget säljer något, betalar en leverantör, köper utrustning eller genomför andra affärshändelser behöver detta hanteras korrekt i bokföringen.
Alla som driver näringsverksamhet är bokföringsskyldiga, oavsett företagsform. Affärshändelser ska bokföras löpande och det ska finnas verifikationer som styrker bokföringsposterna. Bokföringen ska dessutom avslutas med bokslut i den form som gäller för verksamheten.
Att anlita en redovisningsbyrå innebär därför inte bara att någon ”registrerar kvitton”. En välfungerande redovisning skapar struktur i företagets ekonomiska information och gör det lättare att förstå hur verksamheten faktiskt utvecklas.
Hur vet man att företaget behöver hjälp med bokföringen?
Det finns ingen särskild omsättning, storlek eller ålder på företaget som automatiskt innebär att extern hjälp med bokföringen behövs. Två företag med samma omsättning kan ha helt olika behov beroende på antalet affärshändelser, antalet anställda, verksamhetens komplexitet och hur administrationen är organiserad.
Ett tydligt tecken på att du behöver hjälp med bokföringen är däremot när bokföringen börjar konkurrera med företagets kärnverksamhet.
Om företagaren regelbundet behöver lägga kvällar eller helger på ekonomisk administration kan det vara läge att fundera över om tiden används på bästa sätt. Samma sak gäller när bokföringen ständigt skjuts upp eftersom andra arbetsuppgifter känns mer brådskande.
Det kan också finnas anledning att söka hjälp med bokföringen om det uppstår osäkerhet kring hur olika affärshändelser ska hanteras, om avstämningar blir svåra eller om underlag ligger utspridda i mejl, mappar, pappershögar och olika digitala system.
Behovet handlar med andra ord både om tid, kompetens, struktur och risk.
När bokföringen tar för mycket tid
Tid är en av de vanligaste anledningarna till att företag söker hjälp med bokföring. I ett nystartat företag kan administrationen till en början kännas relativt hanterbar. Antalet fakturor är kanske begränsat och företagaren kan själv sköta stora delar av ekonomin.
Men verksamheter förändras.
Fler kunder kan innebära fler kundfakturor. Fler inköp innebär fler leverantörsfakturor och kvitton. Nya medarbetare kan innebära löneadministration. Fler affärer kan också innebära fler banktransaktioner, avstämningar och ekonomiska frågor.
Den administrativa arbetsbördan kan därför växa betydligt snabbare än man först räknat med.
Då blir frågan inte bara om företagaren kan sköta bokföringen själv, utan om det är den bästa användningen av företagets resurser.
Tid som läggs på administration kan annars vara tid som hade kunnat användas till försäljning, kundrelationer, produktutveckling, ledarskap eller andra aktiviteter som driver verksamheten framåt.
När du är osäker på om bokföringen blir rätt
Ett annat viktigt tecken på att du behöver hjälp med bokföringen är osäkerhet.
Bokföring innehåller många moment där rätt hantering är viktig. Företagaren behöver bland annat ha ordning på verifikationer, konton, moms, periodiseringar och avstämningar beroende på verksamhetens förutsättningar.
Om varje ovanlig faktura leder till lång research eller om du ofta känner dig osäker på om transaktioner har bokförts rätt kan extern hjälp med bokföringen minska den administrativa belastningen.
Osäkerheten kan dessutom göra arbetet ineffektivt. En uppgift som är relativt rutinmässig för en person som arbetar med redovisning varje dag kan ta betydligt längre tid för en företagare som bara hanterar frågan någon gång ibland.
När bokföringen hela tiden hamnar efter
Bokföring bör inte behandlas som ett projekt som endast tas fram när deklarationen eller bokslutet närmar sig. Den löpande bokföringen är en central del av företagets ekonomiska administration.
När administrationen ständigt skjuts upp uppstår lätt en ond cirkel. Underlagen blir fler, det blir svårare att komma ihåg vad äldre transaktioner avsåg och arbetet känns allt större.
Det kan också påverka värdet av företagets ekonomiska information.
En viktig funktion med bokföringen är nämligen att ge information om verksamheten. Om bokföringen ligger långt efter blir det svårare att använda siffrorna för att förstå företagets aktuella situation.
När du söker hjälp med bokföring handlar det därför inte enbart om att uppfylla formella krav. Det kan också handla om att få en ekonomisk administration som hålls aktuell och faktiskt kan användas i företagets beslutsfattande.
När företaget växer
Tillväxt är positivt, men innebär ofta att ekonomin blir mer komplex.
Ett företag som tidigare hade ett mindre antal kunder kan plötsligt få betydligt fler transaktioner. Nya tjänster eller produkter kan introduceras. Företaget kan börja arbeta med fler leverantörer eller göra större investeringar.
Det som fungerade när verksamheten var liten fungerar därför inte nödvändigtvis när företaget har vuxit.
I den situationen kan en redovisningsbyrå hjälpa till att skapa rutiner som är anpassade för nästa fas i företagets utveckling.
Det kan vara särskilt värdefullt att se över ekonomiprocesserna innan problemen uppstår. Om verksamheten fördubblas samtidigt som administrationen fortfarande bygger på manuella rutiner som skapades när företaget var betydligt mindre riskerar ekonomiarbetet att bli en flaskhals.
När företaget börjar anställa
Att gå från att endast ha ägare eller ett fåtal personer i verksamheten till att bli arbetsgivare innebär ytterligare administration.
Lönehantering behöver fungera tillsammans med övrig redovisning och företaget behöver hantera ekonomiska uppgifter som rör de anställda på ett strukturerat sätt.
För ett företag som befinner sig i den fasen kan det därför vara praktiskt att samla flera ekonomiska funktioner hos samma redovisningsbyrå.
Hos Floke kan företag få hjälp med bokföring samt löner, deklarationer, bokslut och årsredovisning. Det skapar möjlighet till ett mer sammanhängande ekonomiarbete där olika delar av företagets administration inte behöver behandlas som separata öar.
När manuella processer börjar bromsa företaget
Ett företag kan ha korrekt bokföring och ändå arbeta ineffektivt.
Kvitton kanske skickas fram och tillbaka via mejl. Fakturor kanske registreras manuellt i flera system. Ekonomiska uppgifter kan behöva kopieras mellan olika dokument och personer. Någon kanske fortfarande samlar pappersunderlag i en mapp som sedan ska hanteras vid ett senare tillfälle.
När verksamheten är liten kan sådana rutiner upplevas som tillräckliga. När mängden information växer blir nackdelarna tydligare.
Manuella processer tar tid och kan innebära fler tillfällen där information behöver hanteras av människor. Det kan i sin tur skapa onödigt dubbelarbete och göra ekonomiadministrationen svårare att överblicka.
Digital bokföring kan effektivisera ekonomiarbetet
Modern redovisning handlar därför inte enbart om själva bokföringen. Minst lika viktigt kan vara hur informationen kommer in i systemet och hur den hanteras därefter.
På Floke arbetar vi med att ersätta manuella processer med digital teknik där det är lämpligt. Målet är att skapa ett effektivare och noggrannare redovisningssystem som passar verksamhetens arbetssätt.
Digitalisering kan exempelvis göra det enklare att skapa tydliga flöden för ekonomiska underlag och minska behovet av att samma information hanteras flera gånger.
Det betyder inte att varje företag behöver automatisera allt. En bra digital lösning ska utgå från verksamheten och lösa verkliga problem, inte införa teknik bara för teknikens skull.
För vissa företag kan en relativt liten förändring i arbetsflödet göra stor skillnad. För andra kan det behövas en mer omfattande genomgång av hur ekonomiadministrationen fungerar.
Hjälp med bokföring kan ge bättre ekonomisk överblick
Bokföringen har ytterligare en funktion som ibland hamnar i skymundan: den berättar hur verksamheten går.
När redovisningen är strukturerad och aktuell blir det enklare att analysera intäkter, kostnader och resultat. Företagsledningen får ett bättre ekonomiskt underlag att utgå från.
Det kan vara värdefullt inför många typer av beslut.
Är det dags att anställa? Finns det utrymme för en investering? Har vissa kostnader ökat? Utvecklas försäljningen som förväntat? Finns det delar av verksamheten som behöver analyseras närmare?
Redovisningen kan inte fatta besluten åt företagaren, men den kan skapa ett betydligt bättre faktaunderlag.
Därför kan kombinationen av bokföring och ekonomisk rådgivning vara särskilt värdefull. I stället för att ekonomin enbart blir administration kan informationen användas för att förstå och utveckla verksamheten.
Kan man sköta bokföringen själv?
Ja, många företagare kan sköta hela eller delar av sin bokföring själva. Frågan är snarare om det är rätt lösning för det specifika företaget.
För en mindre verksamhet med relativt få affärshändelser och en företagare som har både kunskap, intresse och tid kan egen bokföring fungera bra.
Men förutsättningarna kan förändras.
Det som var en effektiv lösning under företagets första år kan bli tidskrävande när verksamheten växer. Därför är valet mellan egen bokföring och extern hjälp inte något som måste vara permanent.
Det går även att dela upp arbetet. Företaget kan exempelvis hantera vissa delar internt medan en redovisningsbyrå ansvarar för andra delar. Vilken lösning som passar bäst beror på företagets kompetens, organisation och arbetssätt.
Varför är verifikationer viktiga i bokföringen?
En central del av bokföringen är att det ska finnas underlag för bokföringsposterna. En affärshändelse ska kunna styrkas genom en verifikation, exempelvis en faktura eller ett kvitto.
Det innebär att bra bokföring börjar redan innan själva konteringen.
Om företagets underlag är utspridda, saknas eller är svåra att koppla till rätt affärshändelser blir ekonomiarbetet mer tidskrävande. En viktig del av ett effektivt redovisningssystem är därför att skapa bra rutiner för hur underlagen kommer in, organiseras och behandlas.
Sedan den 1 juli 2024 behöver ett företag inte längre behålla ett papperskvitto eller en pappersfaktura efter att informationen har överförts till elektronisk form, förutsatt att överföringen har gjorts på ett sådant sätt att informationen inte riskerar att förändras eller försvinna. Det har skapat ännu bättre förutsättningar för digitala arbetsflöden inom redovisningen.
Hur länge måste bokföringsmaterial sparas?
Räkenskapsinformation ska enligt gällande regler bevaras i minst sju år.
Det är därför viktigt att tänka längre än till den aktuella månaden eller årets bokslut. Företaget behöver ha ett system där den ekonomiska informationen kan bevaras och hanteras på ett ordnat sätt.
En genomtänkt digital ekonomiprocess handlar därmed både om effektivitet i det dagliga arbetet och om långsiktig ordning i företagets redovisning.
Vad kostar hjälp med bokföring?
Det finns inget generellt svar på vad hjälp med bokföring kostar eftersom arbetsinsatsen varierar mellan olika verksamheter.
Därför är det mer relevant att titta på vilka faktorer som påverkar priset för hjälp med bokföring än att utgå från ett standardbelopp.
En viktig faktor är omfattningen av företagets ekonomiska aktivitet. Ett företag med många kundfakturor, leverantörsfakturor, kvitton och banktransaktioner innebär normalt mer löpande hantering än ett företag med ett begränsat antal affärshändelser.
Även komplexiteten spelar roll. Ett företag med relativt enkla och återkommande transaktioner kan kräva en annan arbetsinsats än en verksamhet med flera typer av intäkter, omfattande investeringar eller andra förhållanden som kräver mer hantering och kontroll.
Antalet anställda kan också påverka omfattningen om företaget vill ha hjälp med löner och närliggande ekonomiadministration.
När är det bäst att anlita hjälp med bokföring?
Den bästa tidpunkten är ofta innan administrationen har blivit ett akut problem.
Det är betydligt enklare att bygga fungerande ekonomiprocesser när verksamheten befinner sig under kontrollerad utveckling än när företagaren redan har månader av eftersläpande administration.
Ett nystartat företag kan därför ha nytta av rådgivning redan från början. Då går det att skapa lämpliga rutiner innan gamla arbetssätt hunnit etableras.
Ett etablerat företag kan i stället behöva hjälp när verksamheten växer, när organisationen förändras eller när nuvarande ekonomiprocesser inte längre fungerar tillräckligt effektivt.
Det finns alltså ingen anledning att vänta tills något har gått fel.
Hjälp med bokföring för företag i Enköping
För företag i Enköping och omkringliggande områden kan en lokal ekonomi- och redovisningsbyrå innebära en kombination av personlig kontakt och moderna digitala arbetssätt.
Floke i Enköping arbetar med företag som behöver hjälp med sin ekonomiska administration och vill skapa effektiva rutiner kring redovisningen.
Vi ser bokföring som mer än administration. En välorganiserad ekonomi ska bidra till att företagaren får bättre struktur, sparar tid och får ett tydligare ekonomiskt underlag för att driva verksamheten framåt.
Genom att kombinera redovisningskompetens med digital teknik kan manuella processer ersättas där det skapar ett verkligt värde. Målet är ett ekonomiarbete som är noggrant, effektivt och anpassat efter hur företaget faktiskt fungerar.
Från bokföring till ekonomisk rådgivning
Behovet av ekonomisk hjälp förändras ofta i takt med företaget.
I början kanske frågan är hur den löpande bokföringen ska hanteras. Senare kan företaget behöva hjälp med löner. När räkenskapsåret avslutas blir bokslut och eventuell årsredovisning aktuella. I andra situationer kan företagaren vilja diskutera ekonomiska frågor och få rådgivning inför viktiga beslut.
Att arbeta med en redovisningsbyrå som kan följa verksamheten över tid kan därför skapa kontinuitet.
När redovisningsbyrån redan känner till verksamhetens ekonomi, struktur och arbetssätt finns bättre förutsättningar att förstå helheten och anpassa stödet när företaget förändras.
Hjälp med bokföring handlar i slutändan om att frigöra resurser
För de flesta företag är bokföringen inte själva affärsidén. Den är däremot en nödvändig och viktig del av att driva verksamheten.
Därför handlar frågan om extern hjälp ofta om resursfördelning.
Vad ska företagaren och medarbetarna lägga sin tid på? Vilka arbetsuppgifter bör finnas internt och vilka kan hanteras mer effektivt av någon som arbetar med dem dagligen?
När bokföringen tar tid från kunder, försäljning och utveckling, när administrationen regelbundet hamnar efter eller när osäkerheten kring ekonomin blir för stor kan det vara dags att söka professionell hjälp.
Detsamma gäller om företaget egentligen har kontroll men vill arbeta smartare.
Digitalisering, strukturerade arbetsflöden och professionell redovisning kan tillsammans skapa en ekonomifunktion som inte bara hanterar det som redan har hänt, utan också ger bättre förutsättningar att förstå verksamheten framåt.
Behöver ditt företag hjälp med bokföring?
Om du funderar på om ditt företag behöver hjälp med bokföring behöver utgångspunkten inte vara att lämna bort all ekonomiadministration.
Börja i stället med att titta på hur arbetet fungerar idag.
Tar bokföringen oproportionerligt mycket tid? Hamnar administrationen ofta efter? Är du osäker på om vissa saker hanteras korrekt? Har verksamheten vuxit ur sina gamla rutiner? Finns det manuella arbetsmoment som skulle kunna digitaliseras? Behöver du bättre ekonomisk överblick?
Om svaret på någon av dessa frågor är ja kan det vara läge att se över ekonomiarbetet.
Floke är en ekonomi- och redovisningsbyrå i Enköping som hjälper företag med bokföring, löner, deklarationer, bokslut, årsredovisning och rådgivning. Vi hjälper även företag att digitalisera manuella processer för att skapa ett effektivare och mer noggrant ekonomiarbete.
Målet är inte bara att få bokföringen gjord. Målet är att skapa en ekonomisk administration som fungerar tillsammans med företaget och ger dig mer tid och bättre förutsättningar att utveckla verksamheten.
Vanliga frågor och svar om hjälp med bokföring
1. När behöver man hjälp med bokföring?
Ett företag kan behöva hjälp med bokföringen när administrationen tar mycket tid, bokföringen regelbundet hamnar efter, företagaren känner sig osäker på hur ekonomiska händelser ska hanteras eller verksamheten har blivit mer komplex. Extern hjälp med bokföringen kan även vara relevant när företaget växer, anställer personal eller vill digitalisera sina ekonomiska processer. Det behöver alltså inte finnas ett problem för att det ska vara motiverat att anlita en redovisningsbyrå.
2. Kan jag göra bokföringen själv?
Ja, en företagare kan sköta sin egen bokföring. Företaget måste dock uppfylla de krav som gäller för bokföringen. Om du har tillräcklig kunskap, tid och välfungerande rutiner kan egen bokföring vara ett alternativ. När verksamheten växer eller ekonomin blir mer komplex kan det däremot bli mer effektivt att ta hjälp med hela eller delar av arbetet.
3. Vad kan jag få hjälp med utöver bokföring?
Vilken hjälp som erbjuds beror på redovisningsbyrån. Hos Floke kan företag få hjälp med bland annat bokföring, löner, deklarationer, bokslut, årsredovisning och rådgivning. Vi arbetar även med digitalisering av manuella ekonomiprocesser för att skapa effektivare och mer noggranna arbetsflöden.
4. Vad påverkar priset för hjälp med bokföring?
Priset för hjälp med bokföring påverkas bland annat av hur omfattande bokföringen är, hur många affärshändelser verksamheten har, hur komplex ekonomin är, hur välorganiserade underlagen är och vilka tjänster företaget behöver. Ett företag som har effektiva digitala rutiner och välstrukturerade underlag kan kräva en annan arbetsinsats än ett företag där mycket material behöver hanteras och kompletteras manuellt.
5. Kan en redovisningsbyrå hjälpa till att digitalisera bokföringen?
Ja. Hos Floke är digitalisering en del av arbetet med att skapa effektivare ekonomiprocesser. Det kan handla om att identifiera manuella arbetsmoment och ersätta dem med lämplig digital teknik. Syftet är inte att digitalisera för digitaliseringens skull, utan att skapa ett noggrant, effektivt och lättare hanterbart redovisningssystem som passar företagets verksamhet.
