När du driver företag behöver ekonomin hanteras korrekt, men det är inte alltid självklart vem du ska vända dig till för hjälp. Behöver du en bokföringsbyrå, en redovisningskonsult eller en revisor? Begreppen används ibland som om de vore synonymer, trots att rollerna skiljer sig åt på flera viktiga punkter.
Den enkla förklaringen är att en bokföringsbyrå hjälper företaget med det löpande ekonomiarbetet och kan exempelvis arbeta med bokföring, löner, deklarationer, bokslut, årsredovisning och ekonomisk rådgivning. En revisor har i stället framför allt en granskande roll och ska oberoende granska företagets räkenskaper och, när det gäller aktiebolag, hur styrelsen och den verkställande direktören har skött bolaget.
Det innebär att en bokföringsbyrå och en revisor inte nödvändigtvis är två alternativ som utför samma arbete. De kan snarare fylla olika funktioner i företagets ekonomiska administration.
För många små och medelstora företag är det den löpande ekonomin som kräver mest tid i vardagen. Fakturor ska hanteras, affärshändelser bokföras, löner administreras, deklarationer lämnas och räkenskapsåret avslutas på rätt sätt. Här kan en modern bokföringsbyrå vara en viktig samarbetspartner.
Floke är en ekonomi- och redovisningsbyrå i Enköping som hjälper företag med bland annat bokföring, löner, deklarationer, bokslut, årsredovisning och rådgivning. En viktig del av arbetet är också att identifiera manuella och tidskrävande ekonomiprocesser som kan ersättas eller förbättras med digital teknik.
Vad är en bokföringsbyrå?
En bokföringsbyrå är ett företag som hjälper andra företag att hantera hela eller delar av deras ekonomiska administration. Begreppet används ofta nära begreppet redovisningsbyrå. Exakt vilka tjänster som erbjuds varierar mellan olika byråer, men arbetet kan omfatta betydligt mer än att enbart registrera företagets kvitton och fakturor.
Bokföring är grunden för företagets ekonomiska information. Alla som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldiga, oavsett företagsform och verksamhetens storlek. Bokföringen innebär bland annat att företagets affärshändelser registreras och dokumenteras på ett systematiskt sätt.
Men bra ekonomiarbete handlar inte bara om att uppfylla lagkraven. En välorganiserad bokföring ger företagsledningen information som kan användas för att förstå hur verksamheten faktiskt går.
En bokföringsbyrå kan därför fungera både som administrativ avlastning och som ekonomiskt stöd. När redovisningen är aktuell och strukturerad blir det enklare att följa intäkter, kostnader, resultat och företagets ekonomiska utveckling.
Vad gör en bokföringsbyrå?
Arbetsuppgifterna beror på företagets behov och på vilken byrå som anlitas. För vissa företag handlar samarbetet främst om löpande bokföring. Andra vill samla en större del av ekonomifunktionen hos samma partner och få hjälp med exempelvis löner, deklarationer, bokslut och årsredovisning.
En bokföringsbyrå kan också hjälpa företaget att skapa effektivare rutiner för hur ekonomisk information hanteras.
Det kan exempelvis finnas företag där fakturor, kvitton, attestering och ekonomiska underlag fortfarande hanteras genom flera separata manuella moment. Sådana arbetssätt kan ta mycket tid och dessutom göra processen mer sårbar för fel.
Genom digitalisering och bättre systemintegrationer kan ekonomiarbetet i många fall effektiviseras. Informationen kan flyta smidigare mellan olika system samtidigt som företagaren får bättre överblick över ekonomin.
Hos Floke är detta en viktig del av arbetssättet. Målet är inte bara att hantera företagets redovisning utan även att undersöka hur manuella processer kan ersättas med digital teknik för att skapa ett effektivare och noggrannare redovisningssystem.
Vad är en revisor?
En revisor har en annan funktion än en bokföringsbyrå.
Revisorns centrala uppgift är att granska. I ett aktiebolag med lagstadgad revision ska revisorn bland annat granska företagets räkenskaper och hur styrelsen och den verkställande direktören har skött bolaget. Resultatet av granskningen redovisas genom en revisionsberättelse.
Det är alltså viktigt att skilja mellan att <strong>upprätta och hantera redovisningen och att oberoende granska redovisningen.
Bokföringsbyrån arbetar normalt med företagets ekonomi under året. Revisorn kommer in i en oberoende granskningsfunktion.
Det finns dessutom särskilda krav på vem som får utföra lagstadgad revision i ett aktiebolag. Det är inte vilken ekonomisk konsult som helst som kan genomföra denna revision och skriva revisionsberättelsen.
Vad är den största skillnaden mellan bokföringsbyrå och revisor?
Den viktigaste skillnaden går att sammanfatta med två ord: <strong>arbete och granskning</strong>.
Bokföringsbyrån hjälper till att utföra och organisera ekonomiarbetet. Revisorn granskar.
En bokföringsbyrå kan exempelvis hjälpa ett företag med den löpande bokföringen, löneadministrationen, deklarationer, bokslutet och att förbereda årsredovisningen. Byrån kan också ge ekonomisk rådgivning och hjälpa till att utveckla företagets ekonomiska rutiner.
Revisorns uppgift är däremot inte att sköta den löpande bokföringen i det företag som revisorn granskar. Oberoendet är en central del av revisionen.
Det är därför missvisande att tänka att företag alltid ska välja mellan bokföringsbyrå och revisor. Ett företag kan behöva en bokföringsbyrå men inte omfattas av krav på revision. Ett annat företag kan behöva både en bokföringsbyrå och en revisor.
Är bokföringsbyrå och redovisningsbyrå samma sak?
I vardagligt språk används begreppen ofta för liknande typer av verksamheter. En bokföringsbyrå förknippas ibland framför allt med löpande bokföring, medan redovisningsbyrå kan uppfattas som ett bredare begrepp som även omfattar bokslut, årsredovisning, deklarationer, löner och rådgivning.
I praktiken är gränsen inte alltid så tydlig.
Det viktigaste när du väljer byrå är därför inte enbart vad verksamheten kallar sig, utan vilka tjänster, vilken kompetens och vilket arbetssätt som faktiskt erbjuds.
För ett företag som söker en långsiktig ekonomipartner kan det vara värdefullt att välja en byrå som kan följa verksamheten genom hela ekonomiprocessen i stället för att endast hantera enstaka administrativa moment.
Behöver alla företag en revisor?
Nej. Alla svenska företag måste inte ha revisor.
För mindre privata aktiebolag finns möjlighet att välja bort revisor om bolaget ligger under de gränsvärden som avgör när revisionsplikt inträder. Reglerna innebär att ett aktiebolag behöver ha minst en revisor om det under de två senaste räkenskapsåren har uppfyllt minst två av tre fastställda gränsvärden. Dessa avser antalet anställda, balansomslutningen och nettoomsättningen.
Det finns dessutom företag som omfattas av revisionskrav av andra skäl, exempelvis på grund av företagsform eller särskild lagstiftning.
Reglerna kan förändras över tid och bedömningen kan påverkas av företagets situation. Därför bör ett växande företag regelbundet kontrollera vilka krav som gäller.
Att ett företag inte behöver ha revisor betyder samtidigt inte att företaget slipper bokföring, bokslut eller årsredovisning när sådan krävs.
Bokföringsskyldigheten gäller fortfarande.
Behöver alla företag en bokföringsbyrå?
Nej. Företagaren kan i många fall sköta bokföringen själv.
Men möjligheten att göra något själv är inte samma sak som att det alltid är den bästa användningen av företagets tid.
Ekonomiadministration kräver kunskap, kontinuitet och noggrannhet. Ju fler affärshändelser, anställda, löneutbetalningar och ekonomiska processer verksamheten får, desto mer omfattande blir arbetet.
Det är också viktigt att komma ihåg att företagaren fortfarande har ett ansvar för att bokföringen sköts korrekt även när en extern bokföringsbyrå anlitas.
En professionell byrå kan däremot bidra med kompetens, rutiner, struktur och kontroll som gör arbetet betydligt enklare.
Bokföringsbyrån hjälper dig med den löpande bokföringen
Den löpande bokföringen är själva grunden för redovisningen.
När företaget säljer något, köper material, betalar en leverantör, får betalt från en kund eller genomför någon annan ekonomisk transaktion uppstår en affärshändelse som behöver hanteras korrekt.
Om bokföringen ligger efter blir företagets ekonomiska rapporter också mindre användbara.
Det är därför en stor fördel att arbeta löpande i stället för att försöka rekonstruera ekonomin långt i efterhand.
När redovisningen hålls aktuell kan företagaren använda den som ett verktyg för verksamhetsstyrning. Resultat och balans blir då inte bara dokument som tas fram för att uppfylla formella krav, utan information som faktiskt kan användas i företagets beslut.
Bokföringsbyrå för lönehantering
Har företaget anställda tillkommer ytterligare ekonomisk administration.
Löner behöver beräknas korrekt och underlagen måste hanteras på ett strukturerat sätt. Förändringar kring exempelvis frånvaro, semester och andra lönerelaterade förhållanden kan påverka lönehanteringen.
För många företag är det därför praktiskt att låta samma ekonomipartner som arbetar med bokföringen även hantera lönerna.
Det skapar ett mer sammanhängande ekonomiflöde och minskar behovet av att information överförs mellan flera olika externa aktörer.
Bokslut och årsredovisning är inte samma sak som revision
Här uppstår en av de vanligaste missuppfattningarna.
Att en bokföringsbyrå hjälper ett företag med bokslut eller årsredovisning innebär inte att byrån därmed genomför en revision.
Alla företag ska avsluta den löpande bokföringen för räkenskapsåret genom ett årsbokslut eller en årsredovisning beroende på vilka regler som gäller för företagsformen.
Ett aktiebolag ska upprätta en årsredovisning även om bolaget inte har någon revisor.
En redovisningskonsult kan hjälpa styrelsen att förbereda årsredovisningen, men det är fortfarande styrelsen och eventuell verkställande direktör som ansvarar för att årsredovisningen upprättas och för dess innehåll.
Revisionen är ett separat granskningsmoment.
Kan samma person sköta bokföringen och vara revisor?
När det handlar om revision av ett aktiebolag är oberoendet centralt.
Bolagsverket är tydligt med att om aktiebolaget har en revisor får revisorn inte sköta företagets räkenskaper. Revisorn ska i stället granska räkenskaperna och företagsledningens förvaltning.
Det finns en logisk anledning till detta. Den som själv har producerat det ekonomiska materialet ska inte samtidigt fungera som den oberoende granskaren av samma arbete.
Ett företag som behöver revision kan därför ha en bokförings- eller redovisningsbyrå som sköter ekonomiarbetet och en separat revisor som granskar verksamheten.
Vad kan en bokföringsbyrå hjälpa till med utöver bokföring?
En modern bokföringsbyrå kan spela en betydligt större roll än vad namnet antyder.
När byrån har god insyn i företagets ekonomi finns förutsättningar att hjälpa företagaren att förstå siffrorna och använda dem i verksamheten.
Det kan handla om ekonomisk rådgivning, planering, uppföljning och diskussioner kring företagets ekonomiska utveckling.
Här finns en viktig skillnad mellan att enbart registrera historiska händelser och att använda redovisningen för att fatta bättre framtida beslut.
Bra redovisning berättar vad som har hänt. Bra ekonomisk rådgivning hjälper företagaren att förstå vad informationen betyder.
Digital bokföring kan minska onödigt manuellt arbete
Digitalisering har förändrat hur företag kan arbeta med sin ekonomiadministration.
Det betyder dock inte att digitalisering enbart handlar om att ersätta papper med PDF-filer.
Den stora potentialen finns ofta i själva arbetsflödet.
Om samma information behöver skrivas in manuellt flera gånger, flyttas mellan olika system eller skickas fram och tillbaka via flera personer uppstår onödiga arbetsmoment. Det tar tid och kan öka risken för mänskliga fel.
En modern bokföringsbyrå kan därför analysera hela processen.
Hur kommer leverantörsfakturorna in? Hur hanteras underlagen? Hur sker attesteringen? Hur kopplas ekonomisystemet till banken? Hur lämnas kvitton? Vilka moment kräver fortfarande manuell registrering?
När systemen och processerna anpassas efter verksamheten kan ekonomiarbetet bli både smidigare och mer överskådligt.
Varför är rådgivning viktig när du väljer bokföringsbyrå?
Företag förändras.
Ett nystartat företag kan ha relativt få affärshändelser och enkla administrativa behov. När verksamheten växer kan situationen förändras snabbt.
Fler kunder innebär kanske fler fakturor. Nyanställningar innebär löneadministration. Expansion kan skapa nya krav på rapportering och uppföljning. När omsättning, balansomslutning eller antalet anställda växer kan även andra regler börja bli relevanta.
Därför kan det vara värdefullt att välja en bokföringsbyrå som kan växa tillsammans med verksamheten.
En långsiktig ekonomipartner lär känna företaget, verksamhetsmodellen och de ekonomiska flödena. Det kan skapa bättre förutsättningar för relevant rådgivning än om varje ekonomisk fråga hanteras isolerat.
Vad påverkar priset hos en bokföringsbyrå?
Det finns inget enda pris som är representativt för alla företag eftersom arbetsinsatsen kan skilja sig kraftigt.
En av de viktigaste faktorerna är mängden ekonomiska händelser. Ett företag med få transaktioner kräver normalt mindre löpande arbete än en verksamhet med ett stort antal kundfakturor, leverantörsfakturor och andra affärshändelser.
Företagets komplexitet spelar också roll. Verksamheter med flera intäktsströmmar, många anställda, omfattande löneadministration eller mer komplicerade redovisningsfrågor kan kräva mer arbete och specialistkunskap.
Vilka tjänster företaget vill ha hjälp med påverkar naturligtvis också omfattningen. Ett uppdrag som enbart gäller löpande bokföring ser annorlunda ut än ett helhetsuppdrag som även omfattar löner, deklarationer, bokslut, årsredovisning och rådgivning.
En annan viktig faktor är hur välorganiserade företagets underlag och rutiner är.
Om stora mängder information behöver sorteras, kompletteras eller registreras manuellt kan arbetsinsatsen bli större. Effektiva digitala flöden kan däremot minska administrationen.
Därför bör diskussionen om kostnaden för en bokföringsbyrå inte enbart handla om ett pris, utan om vilken arbetsinsats verksamheten kräver och vilket värde företaget får genom avlastning, struktur och bättre ekonomisk information.
Billig bokföring är inte alltid kostnadseffektiv bokföring
Det kan vara frestande att jämföra bokföringsbyråer enbart utifrån kostnaden.
Men företagets ekonomi är ett område där kvalitet, tillgänglighet och arbetssätt också spelar stor roll.
Om företagaren behöver lägga mycket tid på att manuellt samla ihop underlag, kontrollera fel eller själv försöka förstå vad som saknas har ett till synes billigt upplägg inte nödvändigtvis blivit kostnadseffektivt.
En relevant fråga är därför hur mycket av företagets administrativa arbete som faktiskt försvinner.
En annan är hur bra ekonomisk överblick företagaren får tillbaka.
När behöver man både bokföringsbyrå och revisor?
Om ett aktiebolag omfattas av revisionsplikt kan företaget behöva både redovisningshjälp och revision.
Bokföringsbyrån kan då arbeta med företagets löpande redovisning och andra ekonomitjänster under året, medan revisorn utför den oberoende granskningen.
Detta är två olika roller som tillsammans kan bidra till en välfungerande ekonomiprocess.
Även företag som inte omfattas av revisionsplikt kan i vissa situationer välja revision frivilligt. Det kan exempelvis finnas externa intressenter som uppskattar eller efterfrågar en oberoende granskning.
Det viktiga är att utgå från företagets juridiska krav och faktiska behov.
Hur väljer man rätt bokföringsbyrå?
Börja med att fundera över vilken relation du vill ha med din ekonomipartner.
Behöver du framför allt någon som hanterar den löpande administrationen eller vill du också kunna diskutera företagets ekonomiska utveckling?
Titta därefter på arbetssättet.
En bokföringsbyrå bör kunna förklara hur samarbetet fungerar, hur underlag hanteras, vilka digitala system som används och hur kommunikationen mellan företag och byrå ska ske.
Det är också värdefullt att tänka långsiktigt.
Dagens behov kanske bara består av löpande bokföring, men om verksamheten växer kan du senare behöva hjälp med löner, bokslut, årsredovisning, deklarationer eller mer omfattande ekonomisk rådgivning.
Att kunna samla flera ekonomiska funktioner hos samma partner kan förenkla administrationen.
Bokföringsbyrå i Enköping – lokal hjälp från Floke
För företag i Enköping och närområdet kan en lokal ekonomipartner innebära ytterligare fördelar.
Digital teknik gör det möjligt att sköta stora delar av dagens redovisning på distans, men den personliga kontakten har fortfarande ett värde. Ekonomi handlar trots allt inte bara om siffror och system. Det handlar också om att förstå företaget bakom siffrorna.
Floke är en ekonomi- och redovisningsbyrå i Enköping som hjälper företag med bland annat bokföring, löner, deklarationer, bokslut, årsredovisning och rådgivning.
En central del av arbetet är att kombinera ekonomisk kompetens med moderna digitala lösningar. Genom att identifiera manuella processer och undersöka hur de kan ersättas eller effektiviseras med digital teknik kan ekonomiarbetet bli smidigare, noggrannare och bättre anpassat efter företagets vardag.
Bokföringsbyrån kan bli en del av företagets ekonomifunktion
För många små och medelstora företag finns det varken behov eller ekonomisk logik i att bygga upp en stor intern ekonomiavdelning.
Då kan en extern bokföringsbyrå fungera som en förlängning av den egna verksamheten.
Skillnaden mellan ett rent administrativt upplägg och ett nära samarbete kan vara stor.
När byrån lär känna verksamheten blir det lättare att upptäcka avvikelser, förstå ekonomiska samband och föreslå förbättringar. Företagaren får samtidigt någon att diskutera ekonomiska frågor med när verksamheten förändras.
Det kan vara särskilt värdefullt vid tillväxt.
När ett företag växer ökar ofta även komplexiteten. Fler affärer, fler medarbetare och större ekonomiska flöden ställer högre krav på rutinerna.
Ett system som fungerade utmärkt när verksamheten var liten behöver inte vara lika effektiv några år senare.
Bokföringsbyrå eller revisor – vem ska du välja?
För många företag är frågan egentligen felställd.
Det handlar inte nödvändigtvis om att välja bokföringsbyrå eller revisor.
Frågan bör i stället vara: Vilken ekonomisk hjälp behöver mitt företag?
Om du behöver hjälp med löpande bokföring, löner, deklarationer, bokslut, årsredovisning, digitalisering av ekonomiprocesser eller ekonomisk rådgivning är det normalt en bokförings- eller redovisningsbyrå du söker.
Om företaget behöver en oberoende granskning av räkenskaperna och en revisionsberättelse behöver du en behörig revisor för den lagstadgade revisionen.
Vissa företag behöver båda.
Andra behöver bara redovisningshjälpen.
Det avgörande är företagets storlek, företagsform, verksamhet, juridiska krav och behov av ekonomiskt stöd.
Floke hjälper företag att få bättre kontroll över ekonomin
En bra bokföringsbyrå ska inte bara hjälpa dig att blicka bakåt och registrera det som redan har hänt.
Ekonomin bör också ge dig ett bättre underlag för det som ska hända härnäst.
Hos Floke kombineras redovisning med rådgivning och digitala arbetssätt. Företag kan få hjälp med bland annat bokföring, löner, deklarationer, bokslut och årsredovisning samtidigt som befintliga ekonomiprocesser kan analyseras och utvecklas.
Målet är att skapa ett ekonomiarbete som fungerar i praktiken.
När manuella moment kan automatiseras eller digitaliseras minskar behovet av onödig administration. När redovisningen hålls uppdaterad blir ekonomin lättare att följa. Och när företagaren får tillgång till kompetent rådgivning blir siffrorna ett bättre beslutsunderlag.
För företagare i Enköping som söker en bokföringsbyrå handlar valet därför inte bara om vem som kan bokföra företagets affärshändelser.
Det handlar om vem som kan hjälpa företaget att skapa ordning, effektivitet och bättre ekonomisk kontroll, både idag och när verksamheten fortsätter att utvecklas.
Vanliga frågor och svar om bokföringsbyrå och revisor
1. Vad är skillnaden mellan en bokföringsbyrå och en revisor?
En bokföringsbyrå arbetar vanligtvis med företagets löpande ekonomi och kan hjälpa till med exempelvis bokföring, löner, deklarationer, bokslut, årsredovisning och rådgivning. En revisor har i stället en oberoende granskningsfunktion. Vid lagstadgad revision granskar revisorn bland annat företagets räkenskaper och hur företagsledningen har skött bolaget samt lämnar en revisionsberättelse.
2. Måste ett företag ha både bokföringsbyrå och revisor?
Nej. Ett företag kan sköta sin bokföring själv eller anlita en bokföringsbyrå. Alla företag behöver inte heller ha revisor. För vissa aktiebolag finns däremot revisionsplikt beroende på bland annat verksamhetens storlek och andra regler som företaget omfattas av. Ett företag som har revisionsplikt och samtidigt vill ha extern hjälp med redovisningen kan därför behöva både en bokföringsbyrå och en separat revisor.
3. Kan en bokföringsbyrå göra årsredovisningen?
En redovisningskonsult eller bokföringsbyrå kan hjälpa ett aktiebolags styrelse att förbereda årsredovisningen. Det yttersta ansvaret för att årsredovisningen upprättas och för dess innehåll ligger dock hos styrelsen och eventuell verkställande direktör. Att hjälpa till med årsredovisningen är inte samma sak som att utföra revision.
4. Vad kostar det att anlita en bokföringsbyrå?
Kostnaden för en bokföringsbyrå beror på företagets behov och arbetsmängden. Faktorer som kan påverka är bland annat antalet affärshändelser, mängden ekonomiska underlag, antalet anställda, omfattningen av löneadministrationen, verksamhetens komplexitet, vilka tjänster som ingår och hur effektiva företagets befintliga digitala rutiner är. Ett företag som behöver ett komplett ekonomiskt upplägg har andra förutsättningar än ett företag som endast behöver hjälp med en begränsad del av bokföringen.
5. Varför anlita en bokföringsbyrå om jag kan bokföra själv?
Att anlita en bokföringsbyrå kan frigöra tid och ge tillgång till ekonomisk kompetens, strukturerade rutiner och rådgivning. För företagaren innebär det möjlighet att lägga mer tid på kärnverksamheten samtidigt som redovisningen hanteras löpande. En modern bokföringsbyrå kan dessutom hjälpa till att digitalisera manuella ekonomiprocesser och skapa ett effektivare arbetssätt. Det är dock viktigt att känna till att företagaren fortfarande har ett ansvar för att företagets bokföring sköts korrekt även när extern hjälp anlitas.
