Att välja rätt redovisnings byrå kan ha större betydelse för ett företag än man först tror. En bra redovisningsbyrå hjälper inte bara till med bokföring, deklarationer och årsredovisning. Den kan även skapa bättre ekonomiska rutiner, effektivisera administrationen och ge företagaren bättre underlag för att fatta välgrundade beslut.
Men samarbetet som fungerade när företaget startade behöver inte nödvändigtvis vara rätt flera år senare. Företaget kan ha vuxit, fått anställda, förändrat verksamheten eller börjat ställa högre krav på digitalisering och ekonomisk rådgivning. I andra fall kan det vara redovisningsbyrån som inte längre motsvarar förväntningarna.
Så när är det egentligen dags att byta redovisnings byrå?
Det korta svaret är att ett byte kan vara värt att överväga när samarbetet inte längre ger företaget den trygghet, tillgänglighet, effektivitet eller ekonomiska överblick som verksamheten behöver. Återkommande kommunikationsproblem, ineffektiva manuella processer, bristande rådgivning och en känsla av att företaget har vuxit ifrån sin nuvarande lösning är några tydliga signaler.
Det betyder däremot inte att varje mindre problem motiverar ett byte. Innan beslutet fattas är det klokt att identifiera vad som faktiskt saknas och vilka krav företaget vill ställa på nästa redovisningsbyrå.
Vad gör en redovisnings byrå?
En redovisnings byrå hjälper företag med hela eller delar av den ekonomiska administrationen. Exakt vilka tjänster som behövs varierar beroende på verksamhetens storlek, bolagsform, antal anställda, transaktionsvolym och hur mycket ekonomiarbete företaget vill hantera internt.
Bokföring är ofta en central del av samarbetet. Företagets affärshändelser behöver registreras och hanteras korrekt för att redovisningen ska ge en rättvisande bild av verksamhetens ekonomi. Men modern redovisning omfattar betydligt mer än att registrera siffror.
En redovisningsbyrå kan exempelvis hjälpa till med löner, deklarationer, bokslut och årsredovisning samt ge ekonomisk rådgivning. För många företag blir redovisningsbyrån därför en långsiktig samarbetspartner snarare än en extern leverantör som enbart hanterar administration.
På Floke arbetar vi bland annat med rådgivning och med att hjälpa företag ersätta onödigt manuella processer med digital teknik. Syftet är att skapa effektivare och noggrannare arbetsflöden för redovisning och bokföring samtidigt som företagaren får bättre överblick över ekonomin.
Varför byter företag redovisningsbyrå?
Det finns sällan en enda anledning till att ett företag börjar leta efter en ny redovisnings byrå. Ofta handlar det istället om flera mindre problem som över tid gör att samarbetet inte längre känns optimalt.
Det kan exempelvis börja med att svarstiderna blir längre. Därefter upptäcker företagaren att vissa administrativa moment fortfarande kräver onödigt mycket manuellt arbete. När frågor om företagets ekonomi uppstår kanske svaren dessutom handlar om vad som redan har hänt istället för hur verksamheten kan utvecklas framåt.
Samtidigt kan företagets behov ha förändrats.
En mindre verksamhet med ett begränsat antal affärshändelser kan ha relativt enkla behov. När verksamheten växer kan situationen snabbt bli annorlunda. Fler kunder, leverantörer, anställda och transaktioner innebär ofta att den ekonomiska administrationen blir mer omfattande.
Då behöver redovisningslösningen kunna utvecklas tillsammans med företaget.
Tecken på att det kan vara dags att byta redovisnings byrå
Det finns flera signaler som kan indikera att företagets nuvarande redovisningslösning bör utvärderas. En enskild händelse behöver inte innebära att ett byte är nödvändigt, men återkommande problem bör tas på allvar.
Du får vänta länge på svar
Ekonomiska frågor kan ibland behöva besvaras snabbt. Om du regelbundet behöver vänta länge på återkoppling kan det skapa både frustration och osäkerhet.
Det betyder inte att en redovisningskonsult måste vara tillgänglig varje minut. Däremot bör det finnas tydliga förväntningar kring kommunikationen och rimliga svarstider.
Om företagaren ständigt behöver jaga svar kan det vara ett tecken på att samarbetet inte fungerar som det borde.
Du förstår inte företagets ekonomiska situation
Redovisning ska inte bara finnas för att lagar och regler kräver den. Informationen kan också användas för att förstå verksamheten.
Hur utvecklas företagets resultat? Hur ser kostnadsstrukturen ut? Finns det förändringar som företagaren bör uppmärksamma? Vilka ekonomiska konsekvenser kan olika affärsbeslut få?
En bra redovisnings byrå bör kunna hjälpa företagaren att förstå siffrorna, inte bara producera dem.
Om du får rapporter men fortfarande känner att du saknar ekonomisk överblick kan det därför finnas anledning att diskutera hur samarbetet kan förbättras.
För mycket arbete sker fortfarande manuellt
Digitaliseringen har förändrat hur bokföring och redovisning kan hanteras. Många moment som tidigare krävde omfattande manuellt arbete kan idag förenklas genom moderna system och smartare arbetsflöden.
Manuella processer är inte automatiskt dåliga. Problemet uppstår när arbete utförs manuellt trots att det finns en enklare och mer effektiv lösning.
Det kan leda till onödig administration och göra ekonomiarbetet mer tidskrävande än det behöver vara.
Floke arbetar därför med att identifiera processer som kan effektiviseras genom digital teknik. Målet är inte att digitalisera för digitaliseringens skull, utan att skapa arbetssätt som är praktiska, noggranna och anpassade efter företaget.
Du får för lite rådgivning
En annan anledning att överväga en ny redovisnings byrå är att samarbetet huvudsakligen består av administration trots att företaget behöver mer rådgivning.
Det är en viktig skillnad.
Historiska siffror berättar vad som redan har hänt. Rådgivning kan hjälpa företagaren att använda informationen för att förstå verksamheten och fatta bättre beslut framåt.
Behovet varierar naturligtvis mellan företag. Vissa vill främst ha hjälp med den löpande redovisningen medan andra efterfrågar ett närmare samarbete kring ekonomiska frågor.
Om ditt behov har förändrats bör redovisningsbyrån kunna möta den förändringen.
Företaget har vuxit ifrån sin nuvarande redovisningsbyrå
Ibland är det ingen som egentligen har gjort något fel.
Företaget och redovisningsbyrån kan helt enkelt ha utvecklats åt olika håll.
När verksamheten startade kanske behovet främst bestod av grundläggande bokföring och deklaration. Några år senare finns anställda, lönehantering, större transaktionsvolymer och behov av mer avancerad ekonomisk uppföljning.
Den redovisnings byrå som var perfekt under företagets första år behöver därför inte vara rätt för nästa utvecklingsfas.
Du känner dig osäker på vad du faktiskt får hjälp med
Ett fungerande samarbete behöver vara tydligt.
Företagaren bör förstå vilka uppgifter redovisningsbyrån ansvarar för och vilka delar företaget själv behöver hantera. När ansvarsfördelningen är oklar finns risk för missförstånd och dubbelarbete.
Om du ofta funderar på vem som egentligen ansvarar för olika ekonomiska uppgifter är det värt att ta upp frågan.
Tydliga processer skapar trygghet för båda parter.
Ska man byta redovisnings byrå på grund av priset?
Priset är naturligtvis en relevant faktor när företag jämför redovisningsbyråer, men det bör sällan bedömas isolerat.
Två företag kan behöva helt olika mycket hjälp även om de verkar vara ungefär lika stora. Därför går det inte att avgöra vad en redovisnings byrå bör kosta utan att förstå företagets förutsättningar.
Priset kan bland annat påverkas av hur omfattande bokföringen är, hur många affärshändelser som behöver hanteras, hur företagets ekonomiska rutiner ser ut, hur mycket material som behöver bearbetas och vilken typ av rådgivning verksamheten efterfrågar.
Lönehantering kan också påverka omfattningen av uppdraget. Detsamma gäller arbete med deklarationer, bokslut och årsredovisning.
Företagets befintliga rutiner spelar dessutom stor roll.
Om underlag kommer in strukturerat och systemen är väl integrerade kan arbetsprocessen se helt annorlunda ut jämfört med ett företag där stora delar av administrationen behöver hanteras manuellt.
Därför bör frågan inte enbart vara: Vad kostar redovisningsbyrån?
En minst lika viktig fråga är: Vad får företaget för den arbetsinsats som redovisningsbyrån utför?
Hur vet man vilken redovisnings byrå man ska välja?
När du väl har bestämt dig för att undersöka andra alternativ är det lätt att fokusera på tjänster och pris. Men valet bör även handla om hur samarbetet faktiskt ska fungera.
Fundera först på varför du vill byta.
Om problemet med den nuvarande byrån är långsam kommunikation bör tillgänglighet vara en central fråga när du träffar en potentiell ny samarbetspartner. Om problemet istället är ineffektiva processer bör du fråga hur den nya redovisningsbyrån arbetar med digitalisering och automatisering.
Har företaget vuxit kan du istället behöva bedöma om byrån kan hantera verksamhetens nuvarande och framtida behov.
På så sätt utgår valet från företagets verkliga problem istället för generella jämförelser.
Vad ska man fråga en ny redovisningsbyrå?
Ett första samtal med en ny redovisnings byrå bör handla om betydligt mer än vilka tjänster som erbjuds.
Försök förstå hur byrån arbetar.
Hur ser kommunikationen ut? Vem blir företagets kontaktperson? Hur hanteras material och underlag? Vilka digitala system används? Hur arbetar byrån med kvalitet och kontroll? Hur kan samarbetet utvecklas om företaget växer?
Det är också klokt att diskutera rådgivning.
Om du vill ha en redovisningsbyrå som är mer aktiv i företagets ekonomiska utveckling bör det framgå redan från början. Då minskar risken för att parterna har olika förväntningar på samarbetet.
Hur går det till att byta redovisnings byrå?
Många företagare drar sig för att byta redovisningsbyrå eftersom de föreställer sig att processen kommer att bli komplicerad.
Det behöver den inte vara.
Ett välplanerat byte börjar med att företaget och den nya redovisningsbyrån skapar en tydlig bild av nuläget. Det handlar bland annat om vilka tjänster som används idag, vilka system företaget arbetar i, vilket material som behöver överföras och vilka pågående ekonomiska processer som behöver tas hänsyn till.
Därefter kan övergången planeras.
Den nya redovisningsbyrån behöver få tillgång till relevant information och nödvändiga underlag. Exakt vad som behöver överföras beror på hur företagets redovisning är organiserad.
Kommunikationen mellan företaget, den tidigare byrån och den nya byrån är viktig under den här perioden. Ju tydligare ansvarsfördelningen är, desto enklare blir övergången.
När på året är det bäst att byta redovisnings byrå?
Det finns inte en enda tidpunkt som passar alla företag.
I vissa situationer kan det kännas naturligt att genomföra bytet i samband med ett nytt räkenskapsår eller efter att ett bokslut har färdigställts. Det kan göra gränsdragningen mellan den tidigare och den nya redovisningsbyrån tydligare.
Men företag behöver inte nödvändigtvis vänta på ett årsskifte.
Om samarbetet fungerar dåligt eller verksamheten behöver en annan lösning kan ett byte vara relevant även under året. Det viktiga är framför allt att övergången planeras ordentligt och att pågående rapportering, deklarationer, löner och andra tidskritiska moment tas med i planeringen.
Att stanna kvar i ett ineffektivt samarbete enbart för att kalendern inte visar ”rätt” månad är sällan ett självändamål.
Kan man byta redovisningsbyrå mitt under året?
Ja, det är möjligt att byta redovisnings byrå under ett pågående år.
Det kräver däremot god planering.
Den nya byrån behöver förstå vad som redan har genomförts och vilka uppgifter som återstår. Bokföring och annat relevant material behöver vara tillgängligt så att arbetet kan fortsätta på ett strukturerat sätt.
Det är särskilt viktigt att uppmärksamma kommande deadlines och pågående processer. Finns det exempelvis deklarationer, lönekörningar eller andra rapporteringstillfällen nära inpå bytet behöver ansvarsfördelningen vara mycket tydlig.
Redovisningsbyrån bör förstå mer än bara bokföring
För många företag är redovisningen en central informationskälla.
Siffrorna kan säga mycket om hur verksamheten utvecklas. Men värdet uppstår först när informationen blir begriplig och användbar.
En modern redovisnings byrå bör därför kunna kombinera redovisningskompetens med förståelse för företagets verksamhet.
Det innebär inte att redovisningskonsulten ska fatta affärsbesluten åt företagaren. Däremot kan rätt ekonomiskt underlag och kvalificerad rådgivning göra det lättare att förstå konsekvenserna av olika alternativ.
När samarbetet fungerar bra blir ekonomiarbetet därför inte enbart något som måste göras för att uppfylla olika skyldigheter. Det blir också ett verktyg för att styra företaget.
Byt inte bara problem – fundera på vad du vill förbättra
Ett vanligt misstag vid byte av redovisnings byrå är att fokusera helt på vad som är fel med den nuvarande lösningen.
Det är förståeligt, men det räcker inte.
För att nästa samarbete ska bli bättre behöver företaget definiera vad det faktiskt vill uppnå.
Kanske vill du minska den tid som läggs på administration. Kanske behöver du bättre ekonomisk överblick. Du kanske vill ha snabbare kommunikation eller mer rådgivning. Det kan också handla om att företaget behöver modernare digitala arbetssätt.
När målen är tydliga blir det betydligt enklare att bedöma olika redovisningsbyråer.
En lokal redovisnings byrå i Enköping kan ge ett närmare samarbete
För företag i Enköping och närområdet kan det finnas fördelar med att välja en lokal redovisningsbyrå.
Digitala system gör idag att stora delar av redovisningsarbetet kan skötas effektivt oavsett geografiskt avstånd. Samtidigt kan närheten fortfarande ha betydelse för företag som uppskattar personlig kontakt och möjligheten att bygga en långsiktig relation med sin ekonomiska partner.
Floke är en ekonomi- och redovisningsbyrå i Enköping som hjälper företag med bland annat bokföring, löner, deklarationer, bokslut, årsredovisning och rådgivning.
En viktig del av arbetet är också att hjälpa företag identifiera administrativa processer som kan förbättras med digital teknik. Det kan handla om att ersätta manuella rutiner med smartare arbetsflöden för att skapa en effektivare och noggrannare redovisningsprocess.
Rätt redovisnings byrå ska kunna utvecklas tillsammans med företaget
Ett bra samarbete med en redovisnings byrå behöver inte se likadant ut år efter år.
När företaget förändras bör även ekonomiarbetet kunna förändras.
En verksamhet som idag främst behöver hjälp med bokföring kan längre fram få behov av lönehantering, mer omfattande rapportering eller löpande rådgivning. Därför är det värdefullt att välja en samarbetspartner som kan anpassa arbetet när behoven utvecklas.
Det gäller även de digitala processerna.
Nya system och arbetssätt skapar kontinuerligt möjligheter att minska administration och förbättra informationsflöden. En redovisningsbyrå som arbetar aktivt med digitalisering kan hjälpa företaget att utvärdera vilka förändringar som faktiskt skapar värde.
När är det alltså dags att byta redovisnings byrå?
Det finns ingen universell tidpunkt då alla företag bör byta redovisnings byrå.
Det avgörande är om det nuvarande samarbetet motsvarar verksamhetens behov.
Om du regelbundet upplever dålig kommunikation, saknar ekonomisk överblick, arbetar med onödigt manuella processer eller inte får den rådgivning företaget behöver finns det anledning att utvärdera alternativen.
Detsamma gäller om företaget helt enkelt har vuxit ifrån den lösning som en gång fungerade bra.
Ett byte behöver inte heller innebära att den tidigare redovisningsbyrån har gjort ett dåligt arbete. Företag förändras och behoven förändras med dem.
Det viktigaste är att företagets ekonomifunktion stödjer verksamheten istället för att skapa onödiga hinder.
För företag som söker en redovisnings byrå i Enköping kan Floke hjälpa till med såväl den löpande ekonomin som utvecklingen av effektivare ekonomiska processer. Genom att kombinera redovisning, rådgivning och digital teknik kan målet vara något större än att bara få bokföringen gjord: att skapa en ekonomifunktion som är tydlig, effektiv och användbar i företagets fortsatta utveckling.
Vanliga frågor och svar om att byta redovisnings byrå
1. När bör man överväga att byta redovisnings byrå?
Det kan vara dags att överväga ett byte om kommunikationen återkommande fungerar dåligt, ekonomiadministrationen är onödigt tidskrävande, företaget saknar relevant rådgivning eller verksamheten har vuxit ifrån den nuvarande redovisningslösningen. Ett byte kan också vara aktuellt när företaget vill digitalisera fler ekonomiska processer och den befintliga byrån inte kan erbjuda ett arbetssätt som motsvarar de nya behoven.
2. Kan man byta redovisningsbyrå mitt under året?
Ja. Ett företag kan byta redovisningsbyrå under pågående år. Det viktiga är att övergången planeras ordentligt och att relevant bokföringsmaterial, information och åtkomst till system hanteras strukturerat. Pågående deklarationer, löner, rapportering och andra tidskritiska uppgifter behöver också ingå i planeringen.
3. Vad påverkar kostnaden för en redovisnings byrå?
Kostnaden påverkas av företagets individuella behov och hur omfattande arbetet är. Bland annat kan mängden affärshändelser, antal anställda, behovet av lönehantering, bokföringens komplexitet, kvaliteten på företagets befintliga rutiner samt behovet av bokslut, årsredovisning, deklarationer och rådgivning påverka arbetsinsatsen. Även graden av digitalisering och hur effektivt information kan överföras mellan olika system kan spela roll.
4. Vad ska man tänka på när man väljer ny redovisningsbyrå?
Utgå från varför du vill lämna den nuvarande byrån och vad du vill förbättra. Bedöm bland annat kommunikationen, kompetensen, arbetssätten, de digitala lösningarna och möjligheten att få rådgivning. Det är också viktigt att den nya redovisningsbyrån kan anpassa samarbetet när företaget utvecklas.
5. Måste man välja en redovisnings byrå nära företaget?
Nej. Digitala redovisningssystem gör det möjligt att samarbeta effektivt även på distans. För vissa företag är geografisk närhet ändå värdefull eftersom den kan underlätta personliga möten och skapa förutsättningar för en närmare relation. För företag i Enköping med omnejd kan en lokal redovisnings byrå därför vara ett alternativ för den som vill kombinera digitala arbetssätt med personlig kontakt.
